De werkelijke kosten van een verkeerde aanname zijn niet wat je denkt

Door Elodie Faul, oprichter van Huis van Werving.

Als je opzoekt wat een verkeerde aanname kost, kom je overal hetzelfde bedrag tegen. Zeventienduizend dollar voor een medewerker zonder leidinggevende verantwoordelijkheid, drie tot vijf keer het basissalaris voor iemand in een seniorfunctie. Dat cijfer gaat al jaren rond, duikt op in elk artikel over werving en de meeste eigenaren van kleine bedrijven hebben het meer dan eens gelezen.

Er is alleen één probleem met dat bedrag. Het zijn niet de werkelijke kosten. Het zijn de zichtbare kosten. En in een klein bedrijf vormen de zichtbare kosten meestal het kleinste deel van wat een verkeerde aanname je daadwerkelijk kost.

Dat is belangrijk, want het verschil tussen wat een verkeerde aanname lijkt te kosten en wat die daadwerkelijk kost, is het verschil tussen "we moeten de volgende keer waarschijnlijk wat zorgvuldiger zijn" en "dit soort fouten zal onze groei dit jaar ongemerkt de das omdoen". De meeste eigenaren van kleine bedrijven gaan uit van het eerste bedrag. Ze zouden moeten uitgaan van het tweede.

Laten we eens bekijken wat er werkelijk onder valt.

Die $17,000 betreft vooral het papierwerk

De gebruikelijke schatting is opgebouwd uit kosten die je gemakkelijk in een spreadsheet kunt optellen. De bedragen die je aan een vacaturesite of recruiter hebt betaald. De kosten om de vacature te adverteren. De uren die je team heeft besteed aan de selectie, sollicitatiegesprekken en het inwerken. Het salaris dat je betaalde terwijl de medewerker nog niet productief was. De ontslagvergoeding, als die er was. De kosten om het hele proces opnieuw te doorlopen.

Tel dat allemaal op voor een doorsneefunctie in een klein bedrijf en je komt ergens rond dat veelgenoemde bedrag van zeventienduizend dollar uit. Dat bedrag klopt op zich. Het omvat alleen de delen van het verlies die in je boekhoudsoftware verschijnen.

De veel grotere kosten van een verkeerde aanname staan nooit op een factuur. Ze zitten in jouw tijd, de energie van je team, je klantrelaties en de dingen waar je bedrijf niet aan toekwam omdat je te druk was met het aansturen van de verkeerde persoon. Niets daarvan wordt opgeteld, maar het is allemaal echt.

Wat een verkeerde aanname een klein bedrijf daadwerkelijk kost

Sta eerlijk stil bij de volgende vier kostenposten, want voor de meeste kleine bedrijven zit daar de werkelijke schade.

De eerste is jouw tijd als oprichter. Als een nieuwe medewerker goed functioneert, besteed je ongeveer de verwachte tijd aan het aansturen van die persoon. Als een nieuwe medewerker niet goed functioneert, loopt die tijd snel op. Extra individuele gesprekken om te achterhalen wat er misgaat. Werk opnieuw doen omdat het niet goed is uitgevoerd. Aanschuiven bij geëscaleerde klantproblemen die de medewerker zelf had moeten afhandelen. Problemen met het functioneren vastleggen. En uiteindelijk de moeilijke gesprekken, de formele procedure en het vertrek. Een verkeerde aanname kan ongemerkt zestig tot honderd uur van de gerichte aandacht van een oprichter opslokken voordat de wegen scheiden, en oprichters van kleine bedrijven hebben niet zomaar zestig tot honderd uur over. Die tijd gaat ten koste van verkoop, productontwikkeling, je gezin of je slaap. Wat je anders met die uren had gedaan, vormt de werkelijke kosten van deze eerste categorie.

De tweede is de extra belasting voor je goede mensen. Als in een klein bedrijf één persoon ondermaats presteert, stopt het werk niet. Je sterkste teamleden nemen het ongemerkt over. Op een dinsdag beginnen ze bij te springen omdat de nieuwe medewerker achterloopt. De week erna vangen ze het al voor die persoon op tijdens klantgesprekken. Binnen een paar maanden doen je beste mensen twee banen tegelijk en zien ze dat jij het probleem niet aanpakt. Dit is het duurste aspect van een verkeerde aanname dat bijna niemand hardop benoemt, want de prijs is niet financieel: het kost je loyaliteit. Je beste medewerkers beginnen hun cv bij te werken. Sommigen vertrekken. Een verkeerde medewerker die zes maanden blijft, kan je een uitstekende medewerker kosten die besluit dat het genoeg is geweest. De vervangingskosten voor die uitstekende medewerker staan ook niet in de spreadsheet.

De derde is schade aan relaties met klanten of opdrachtgevers, vooral in functies met direct klantcontact. Als de verkeerde medewerker ooit contact heeft gehad met een klant, een verkoopgesprek heeft gevoerd of een leveranciersrelatie heeft onderhouden, hebben die relaties nu een klein litteken dat niet altijd volledig verdwijnt. Klanten die zonder veel ophef zijn overgedragen aan iemand die nog niet wist wat die deed, onthouden dat gevoel. Sommigen zullen ook de volgende persoon die je aan hen voorstelt nooit helemaal vertrouwen. Verloren vertrouwen win je moeilijker terug dan een verloren dollar.

De vierde is de prijs van gemiste kansen, en die is meestal het hoogst. Wat heb je niet gedaan terwijl je vier of vijf maanden bezig was met het aansturen van een verkeerde medewerker? De productlijn die je wilde lanceren. De grote klant die je wilde binnenhalen. De nieuwe markt die je wilde verkennen. Het strategische project dat jouw aanhoudende aandacht nodig had. Oprichters die met een verkeerde aanname te maken hebben, zijn vaak voortdurend kleine brandjes aan het blussen, en brandjes blussen staat strategisch werk in de weg. De dingen die het bedrijf vooruit hadden geholpen, zijn in die maanden simpelweg niet gebeurd. Die kosten staan nergens op een balans en vormen vaak de duurste afzonderlijke post op de lijst.

De kosten die zich opstapelen en die de meeste mensen missen

Er is nog een kostenpost die het benoemen waard is, omdat die het meest sluipend is.

Een verkeerde aanname tast je vertrouwen in je eigen beoordelingsvermogen aan. De volgende keer dat je iemand aanneemt, ga je met meer onzekerheid het proces in. Soms zorgt die onzekerheid ervoor dat je te ver doorschiet in voorzichtigheid en het proces vertraagt, waardoor je het zo lang laat duren dat je beste kandidaten andere aanbiedingen accepteren. Vaker zorgt ze voor het tegenovergestelde: je haast je om de functie in te vullen, alleen maar om verlost te zijn van de last van een onbezette plek. Beide reacties leiden vaak opnieuw tot een middelmatige aanname. Twee middelmatige aannames achter elkaar laten je twijfelen of je überhaupt wel de juiste mensen kunt aannemen.

Dat verlies aan vertrouwen uit zich op subtiele manieren. Je gaat minder delegeren, omdat je hebt geleerd dat delegeren tot teleurstelling leidt. Je laat functies langer openstaan. Je voert sollicitatiegesprekken minder zorgvuldig, omdat een deel van jou denkt dat het toch niet uitmaakt. Misschien ga je gesprekken over het aannemen van personeel zelfs helemaal uit de weg. Je bedrijf groeit niet meer zoals het zou kunnen, omdat de oprichter ongemerkt het vertrouwen heeft verloren in het eigen vermogen om de juiste mensen om zich heen te verzamelen.

Dit is het deel van een verkeerde aanname dat in jaar één niet zichtbaar wordt. Het wordt zichtbaar in jaar drie, wanneer je om je heen kijkt en beseft dat je nog steeds bijna alles zelf doet.

Het realistische bedrag voor een klein bedrijf

Als je de zichtbare kosten, de verborgen tijd, de belasting voor het team, de impact op klanten en de gemiste kansen bij elkaar optelt, komen de werkelijke totale kosten van één verkeerde aanname in een klein bedrijf ergens tussen de veertig en tachtigduizend dollar uit. Voor een seniorfunctie met klantcontact kunnen ze ruimschoots boven de honderdduizend uitkomen. Die zeventienduizend is het deel dat je in je boekhouding kunt zien. De rest is het deel dat je in al het andere voelt.

Dit is niet bedoeld om je risicomijdend te maken. Kleine bedrijven kunnen het zich ook niet veroorloven om traag te zijn met het aannemen van mensen. Openstaande functies kosten eveneens geld, en een plek die te lang onbezet blijft, veroorzaakt ook schade. Het punt is dat de rekensom van een goede aanname en die van een verkeerde aanname niet eens bij elkaar in de buurt komen. De meeste eigenaren van kleine bedrijven investeren onvoldoende in de onderdelen van het wervingsproces die een verkeerde aanname voorkomen, omdat het zichtbare bedrag die inspanning niet rechtvaardigt. Het zichtbare bedrag is niet het bedrag waar je naar zou moeten kijken.

Waar je echt het verschil maakt

Zodra je accepteert dat een verkeerde aanname je bedrijf eerder vijftigduizend dollar kost dan zeventienduizend, ziet de rekensom voor preventie er heel anders uit. Een paar uur zorgvuldig voorbereidend werk levert ineens het hoogste rendement van je hele bedrijf op.

Het goedkoopste uur dat je aan werving kunt besteden, is het uur voordat je de vacaturetekst schrijft, waarin je vastlegt hoe succes in de functie er na 90 dagen daadwerkelijk uitziet. Het volgende goedkoopste uur is het gestructureerde sollicitatiegesprek met steeds dezelfde vragen en een beoordelingsformulier, in plaats van een gesprek op onderbuikgevoel. Daarna komt het afstemmingsgesprek vóór het aanbod, waarin je uiteenlopende verwachtingen ontdekt voordat ze tot een afgewezen aanbod leiden. Geen van die activiteiten verschijnt als een kostenpost in je bedrijf. Ze voorkomen allemaal ongemerkt de veel grotere kosten die je niet in je boekhouding kunt zien.

De keuze die je wilt maken, is niet om minder vaak iemand aan te nemen. Het is om elke aanname te behandelen alsof een verkeerde keuze vijftigduizend kost, omdat dat in een klein bedrijf meestal ook zo is. Alleen al die verandering in hoe je naar het aannemen van mensen kijkt, verandert de zorgvuldigheid waarmee je het doet. En die zorgvuldigheid bepaalt vrijwel volledig of een aanname goed uitpakt.

De eerlijke conclusie

Het duurste aan een verkeerde aanname is alles wat niet op de factuur staat. Jouw tijd, je team, je klanten en het werk waar je bedrijf niet aan toekwam. Tegen de tijd dat je de kosten in je cijfers ziet, is het grootste deel van de schade al ergens anders ontstaan.

Het goede nieuws is dat voorkomen veel goedkoper is dan mensen denken. Een paar uur helderder nadenken voordat je de vacature plaatst. Een gestructureerd sollicitatiegesprek in plaats van een gesprek op onderbuikgevoel. Een telefoongesprek van 10 minuten voordat het aanbod de deur uitgaat. Niets daarvan is spectaculair. Maar het voorkomt allemaal dat fouten van vijftigduizend dollar je jaar ongemerkt uithollen.

Wil je helder inzicht in waar je huidige proces het grootste risico op een kostbare aanname oplevert? De gratis wervingscheck duurt 3 minuten en geeft je een persoonlijke score met je drie grootste tekortkomingen. Het lek dat uitmondt in een verkeerde aanname is meestal al maanden vóór die aanname zichtbaar. Het doel van de check is om het dan te ontdekken, niet achteraf.

Over dit artikel

Dit artikel is gebaseerd op de bredere visie achter Huis van Werving, de toolkit die eigenaren van kleine bedrijven helpt de juiste mensen aan te nemen zonder een HR team. Het volledige systeem bevat 5 modules over het definiëren van een functie, het aantrekken van de juiste kandidaten, het voeren van sollicitatiegesprekken, het doen van een aanbod en het verbeteren na elke aanname, met alle sjablonen en scripts die de principes uit dit artikel omzetten in een proces dat je daadwerkelijk kunt uitvoeren.

Wil je het volledige systeem? Bekijk dan de 3 pakketten. De eerste 50 klanten krijgen 10% korting met de code FIRST50.